¿Cómo levantar un proceso?

Unos tips para optimizar el rendimiento de sus operaciones.


Todo se trata de representar la realidad de cómo funciona un proceso, detallarlo, analizarlo para saber cómo mejorar. Ciertamente, esa es la idea, saber los puntos fuertes y frágiles de un proceso. Por lo cual la información tiene que ser de primera mano. Si usted quiere un resultado de calidad, tiene que ir al campo de trabajo, y entrevistar a las personas capacitadas para explicarle las actividades que realizan y resolver sus dudas.

Primero tiene que saber cuál es el proceso que debe investigar y con quienes se debe comunicar  para poder luego sacar toda la información, identificar y entender el proceso (en esta etapa debe resolver todas sus inquietudes). Igualmente, tiene que conocer los recursos tanto físicos como habilidades y capacidades de los individuos. 

Luego, ya podrá seguir con el segundo paso, que es establecer cuáles son las etapas, subprocesos y actividades del proceso. Posteriormente, sigue la descripción de estas pequeñas etapas. 
Tendrá que describir detalladamente los procesos con cada elemento que conozca, tiene que ser organizado y estructurado. Asimismo tiene que fijar límites del proceso desde el comienzo, ver para qué sirve y para dónde se dirige. Claro está que ese proceso es para tener un resultado que será destinado a alguien, que también debe ser identificado.

Esa descripción debe ser redactada, pero también debe estar acompañada de un diagrama, ahí se mostrarán los eventos internos y externos. Al realizar el diagrama puede ser al comienzo uno muy simple que solo señale lo general del proceso. Sin embargo, muchas compañías usan diagramas más complejos como el bien conocido “BPMN”. Es un sistema internacional, relativamente fácil de realizar y entender. En estas descripciones debe poner indicadores, KPIs  para el control continuo del proceso.

Al final se considerarán las mejoras, los puntos débiles y sobre todo las partes esenciales a las que se les debe prestar más atención. Es una forma de seguimiento a los empleados y en general a la empresa, para evitar muchos errores o repeticiones innecesarios.